Werken als dispatcher bij Variapack

Het transportorder

Voor opslag, picking en verzending wordt gewerkt vanuit het WMS Optima. Dit vormt ook de basis voor bv. de recall procedure. Het voorraadbeheer gebeurt vanuit het ERP: MS Dynamics AX (Axapta). Dit wordt mogelijk gemaakt door de constante data-uitwisseling tussen het WMS en het ERP.

Wanneer er een order binnenkomt via mail, telefoon, fax of de webshop, wordt dit door customer service in het ERP ingegeven. Vanuit het ERP gaat er een pick-order naar Optima en naar de dispatcher. Er gebeurt ook een terugkoppeling van Optima naar MS Dynamics als het order compleet is. Er is dus een constante wisselwerking tussen het ERP, het WMS en de dispatcher.

Er wordt ook een zendnota gegenereerd. Deze wordt in tweevoud geprint en meegegeven met de chauffeurs. Eentje blijft bij de klant, en eentje keert terug naar Variapack ter controle. Ook deze controle wordt door de dispatcher uitgevoerd.

Er wordt 4 keer per dag gepusht: ‘s avonds, zodat de magazijniers de volgende ochtend kunnen beginnen met het picken van de orders. De volgende push is om 9u, eentje om 10u en een laatste om 11u, de cut-off. Vanaf 11u wordt de definitieve rittenplanning gemaakt.

De rittenplanning

Momenteel is er nog geen specifieke software voor de rittenplanning. De planning wordt opgemaakt in Excel. Er wordt gewerkt met twee bestanden: het bestand met de planning, en een macro. Deze macro komt uit het ERP en bevat een overzicht van alle orders.

Aan elk order wordt automatisch een code toegekend die staat voor de dag waarop de levering moet gebeuren. Elke regio heeft namelijk een vaste dag. Bv. een order voor Oostende zal de code 24 krijgen: de chauffeur gaat op de 2de en 4de dag van de werkweek naar die regio. Het order zal dus geleverd worden op dinsdag of donderdag.

Bij Variapack ontwierpen ze een sjabloon waarin ze per dag de ritten van de verschillende vrachtwagens kunnen inplannen. Een aantal parameters zijn vooraf gekend, en kunnen dus op voorhand ingevuld worden in de planning, bv. elke chauffeur heeft een vaste vrachtwagen.

Bij het maken van de rittenplanning, houdt Ronny rekening met een heel aantal elementen:

• Max. 5 (eigen) vrachtwagens per dag. Indien er meer nodig zijn, moeten deze via een vaste onderaannemer geregeld worden. Dit is dus een extra kost.
• De beladingsgraad is belangrijk, maar een gemiddelde van 90% is al vrij goed.
• Dit is anders dan bij transportfirma’s die voor een maximale belading gaan. Ronny heeft daarentegen het voordeel dat hij de producten goed kent, en zo soms de palletplaatsen voor 105% kan benutten.
• Wanneer er een vrachtwagen van een onderaannemer ingezet wordt, is het belangrijk van die zo optimaal mogelijk te benutten, want de prijs is sowieso per dag.
• Er worden maximaal 12 à 14 stops per dag ingelast
• De rij- en rusttijden moeten uiteraard ook gerespecteerd worden
• En het is belangrijk om de werkuren zoveel mogelijk te respecteren, om de overuren tot een minimum te herleiden. Een chauffeur werkt ongeveer 10 uur per dag, inclusief laden en lossen.

Wanneer de planning volledig opgemaakt is, rit per rit, maakt Ronny ook het routeblad aan. Dit wordt samen met de pakbon meegegeven met de chauffeurs.

Binnenkort zal er wel een systeem geïmplementeerd worden. Niet zozeer om de rittenplanning te faciliteren, maar eerder om sneller en betere analyses te kunnen maken.

Maar zo een systeem kan ook nadelen hebben, volgens Ronny. Nu zijn er vaak nog last-minute wijzigingen aan de planning. Softwareprogramma’s kunnen daar soms te rigide in zijn.

Dispatcher Ronny houdt zich enkel bezig met het transport binnen Belux. Voor ritten naar Frankrijk, werken ze met een vaste transportpartner

Het verdere takenpakket

Ronny werkt nu 10 jaar bij Variapack. In die tijd is hij zo geroutineerd geworden in zijn job, dat hij er nog een heel takenpakket bij gekregen heeft.

Oorspronkelijk was hij vooral verantwoordelijk voor de rittenplanning, ondersteuning van de chauffeurs, en het regelen van het onderhoud van de vloot. Daarnaast deed hij ook al heel wat ondersteunend werk voor de logistiek manager en hielp hij mee bij het laden en lossen.

Daar is nu ook de het beheer van het magazijn bijgekomen én een rol als teamleider van het team warehouse en transport. Dit zijn in totaal een 16-tal mensen die rapporteren aan Ronny. Daarnaast is hij ook verantwoordelijk voor een bepaald budget: o.a. de kostprijs per rit en het onderhoud van de vloot moet hij trachten zo laag mogelijk te houden.

De dispatcher staat vooral in voor buitengaand transport, maar biedt ook ondersteuning bij het ontvangen van leveranciers en het toewijzen van plaatsen aan de loskade. Het gebeurt af en toe dat klanten de goederen zelf komen afhalen. Ook zij komen dan bij Ronny terecht. De controle van de zendnota’s en retourpalletten maakt deel uit van zijn dagdagelijkse job.

Een jaarlijks terugkerend werk is het terugvorderen van de accijnzen. Dit is zeer veel werk, maar absoluut de moeite!

Het opmaken van de planning maakt dus eigenlijk maar een klein deel uit van het totale takenpakket. Er kruipt ook heel wat tijd in magazijnwerk, administratie voor chauffeurs, dossiers klaarmaken, ondersteuning voor leveranciers etc.

Toekomst

Door de komst van de webshop, is er een verschuiving in de verkoop voelbaar. Waar vroeger op palletbasis verkocht werd, merkt men nu dat vaker, maar kleinere hoeveelheden, besteld worden. Dit betekent dus meer drops per route, wat op zijn beurt een ander type transport betekent. En op termijn zal dit in een ander type planning resulteren, waar een softwarepakket wel zijn nut heeft.